Strategy
Adanya Standard Operating Procedure (SOP) dalam sebuah perusahaan sangat diperlukan oleh setiap karyawan, manajemen, hingga pimpinan untuk memahami tujuan yang hendak dicapai perusahaan.
Standard Operating Procedure menjadi susunan dokumen berisi instruksi tertulis yang mengatur proses dan prosedur pelaksanaan operasional dari perusahaan.
Keberadaan SOP ini akan membuat seluruh SDM di sebuah perusahaan bisa saling membantu dan bekerja sama agar pekerjaan lancar dan tujuan bisnis tercapai. Selain itu, SOP menjadi bahan acuan dalam menilai performa kerja para karyawan.
Contoh Standard Operating Procedure Perusahaan
SOP menjadi standar baku bagi perusahaan-perusahaan dalam melakukan proses kerja. Pentingnya SOP adalah untuk memastikan pelayanan dan operasional bisa selalu konsisten.
Antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya tentu mempunyai SOP yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, kita tidak bisa langsung melihat contoh Standard Operating Procedure saja. Tetapi perlu juga mempelajari langkah demi langkah pembuatannya.
Biasanya divisi general affair bertugas dan bertanggung jawab membuat SOP. Akan tetapi, pembuatan SOP ini dapat dilakukan dengan kerja sama dengan para ahli.
Standard Operating Procedure merupakan sekelompok peraturan, pedoman, atau aturan yang dibuat oleh perusahaan. Tujuannya adalah sebagai bahan acuan dalam mengerjakan proses kerja berdasarkan tugas dan fungsi setiap sumber daya manusia pada perusahaan.
Bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta, SOP menjadi indikator untuk menilai kinerja. Mengapa demikian? Pasalnya pembuatan SOP berdasarkan indikator teknis, prosedural, dan administratif. Contoh Standard Operating Procedure ini sesuai dengan proses dan unit kerja yang terlibat.
Selain itu, saat membuat SOP didasarkan pada urutan kronologis. Dengan demikian, akan menjadi sebuah prosedur acuan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang efisien dan efektif. Anda dapat melihat contoh berikut ini agar lebih paham tentang bagaimana Standard Operating Procedure sebuah perusahaan:
SOP Bagian Quality Control (QC)
SOP pada bagian QC biasanya berisi:
SOP Jam Kerja Lembur
Contoh Standard Operating Procedure yang kedua adalah mengenai jam kerja lembur:
Langkah Membuat SOP Perusahaan
Saat membuat SOP, kita harus merumuskannya dengan bantuan beberapa orang yang paham betul sistem kerja di perusahaan. Seperti contoh Standard Operating Procedure di atas, SOP bagian QC, maka dalam membuatnya harus mengajak Manajer QC.
Anda bisa membuat tim khusus, kemudian memberikan tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk menjalankan pekerjaan secara efektif. Misalnya saja mengumpulkan tenaga kompeten dari setiap departemen perusahaan.
Jangan lupa untuk menentukan sasaran pembuatan SOP. Selanjutnya perkirakan juga waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan sesudah mendapat verifikasi atas contoh Standard Operating Procedure.
Jika pemetaan alur kerja tiap divisi telah terbentuk, pastikan kegiatan operasional apa saja yang diperlukan. Pencatatan ini perlu dibuat secara jelas dan detail agar para karyawan memahami dengan benar.
Bila perlu buat flowchart lengkap dengan penjelasannya. Kemudian sediakan formulir pendukung sebagai bukti nyata dari aktivitas operasional. Pendapat dari beberapa tim sebelum membuat SOP menjadi masukan yang baik. Kemudian, bila menemukan sebuah tindakan yang kurang pas, kita bisa meminta saran dan masukan dari karyawan.
Meskipun SOP telah berjalan dengan sempurna, Anda tetap perlu melakukan evaluasi secara berkala. Tujuannya adalah untuk mengganti apabila ada poin dalam SOP yang sudah tidak relevan lagi.
Hal yang tidak kalah penting adalah menjadwalkan rapat yang melibatkan seluruh divisi untuk sosialisasi SOP. Kegiatan tersebut untuk memastikan jika implementasi SOP telah siap. Selanjutnya kita dapat melakukan monitoring untuk menilai SOP, terkait kendala, keefektifan, dan lain sebagainya.
Manfaat Pembuatan SOP
SOP mempunyai banyak manfaat seperti yang tertera pada peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008. Diantaranya adalah sebagai standarisasi para karyawan dalam mengurangi kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.
Standard Operating Procedure bisa membantu karyawan lebih mandiri. Hal tersebut juga mengurangi campur tangan dari manajemen, sehingga dalam pelaksanaan proses sehari-hari akan mengurangi keterlibatan dari pemimpin. Lalu adanya SOP dapat menjadi pedoman karyawan melaksanakan pekerjaan, menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas, serta membantu menelusuri jika terjadi kesalahan prosedural.
Fungsi dasar SOP Perusahaan
Fungsi dasar pembuatan SOP antara lain sebagai rujukan pengetahuan kegiatan operasional yang selalu update. Apabila alur kerja berubah sewaktu-waktu, maka perlu SOP pun perlu di-update.
Fungsi SOP berikutnya adalah sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan evaluasi. Jika terdapat bukti, alur pekerjaan yang memerlukan arsip dapat ditangani dengan mudah. Pasalnya, Standard Operating Procedure mempunyai formulir kerja seperti contoh berita acara pada presentasi produk, berita acara kunjungan, bukti pengiriman, dan yang lainnya.
Dengan demikian SOP juga berfungsi sebagai audit jaminan mutu berkala. Baik itu secara internal maupun eksternal, sebagai media penilaian hingga evaluasi untuk menyempurnakan segala sesuatu yang perlu dilakukan.
Nah, jika Anda ingin membuat SOP, hal utama yang harus Anda perhatikan adalah terkait divisi keuangan. Pasalnya, divisi telah menjadi bagian pokok atau jantung perusahaan. Keuangan perusahaan tidak akan jelas antara pemasukan dan pengeluaran tanpa adanya SOP yang baik.
GML merupakan salah satu perusahaan konsultan manajemen yang memungkinkan klien untuk mengelola manajemen perusahaan dengan mudah, kapan saja dan di mana saja. Kini, Anda tidak perlu merasa bingung lagi masalah performance management system. Segera kunjungi web resminya untuk mendapat info lebih detail.
GML Performance Consulting
Jika ada informasi yang ingin ditanyakan, silakan Chat WA Customer Service & Social Media kami:
Subscribe our latest insight and event
FOLLOW US
© 2024 ONE GML Consulting